Não sabe o que é 5S? Sua denominação vem dos cinco sensos, atividades iniciadas pela letra “S”, quando relacionadas em japonês. São elas: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke.
Este sistema procura organizar espaços para que o trabalho possa ser executado de maneira eficiente, eficaz e segura. Esta metodologia se concentra em colocar tudo em seu devido lugar e manter o ambiente limpo e organizado.
Implementar o programa 5S nas empresas torna o trabalho dos seus colaboradores mais fácil, sem perda de tempo ou riscos de lesões. Esta ferramenta, juntamente com uma política de uso do kit de EPI, é uma forma de garantir melhor qualidade no ambiente de trabalho.
Neste artigo, você vai conhecer os 5 sensos do 5S e a importância de cada um deles para as empresas, independentemente do segmento. Continue acompanhando e boa leitura!
Seiri: classificação
O objetivo dessa etapa é eliminar a desordem e liberar espaço removendo coisas que não pertencem ao espaço. Para isso, observe atentamente cada ferramenta e material presente na sua área de trabalho. Os itens necessários devem ser mantidos, enquanto o restante removido.
Alguns dos elementos removidos podem ser jogados fora ou reciclados. Outros podem ser usados em outro espaço de trabalho. De qualquer forma, devem ser levados para os seus devidos locais. Contudo, durante a organização, você pode encontrar itens que não se encaixam em lugar nenhum.
O que fazer com peças não identificadas?
Caso encontre peças que não sabe como identificar, pode fixar uma etiqueta vermelha de forma bem visível, indicando onde e quando o item foi encontrado. Agrupe todos os elementos da empresa que esteja com a etiqueta vermelha em um único local, como um “achados e perdidos”. Dessa forma, quando uma ferramenta importante estiver faltando em uma área, pode verificar com mais facilidade quando e onde ela foi encontrada.
É importante lembrar que os objetos com etiqueta vermelha podem ficar muito tempo nessa área de coleta. Normalmente, eles podem permanecer no “achados e perdidos” por pelo menos 30 dias. Depois disso, qualquer supervisor pode reivindicá-lo para sua área de trabalho. Se ninguém quiser após uma semana desse prazo, o item pode ser removido da instalação. Portanto, venda, recicle ou jogue fora.
Seiton: organização
A segunda etapa do programa 5S serve para organizar a área de trabalho. Cada item deve ser fácil de encontrar, usar e devolver. Afinal, tudo tem o seu lugar.
Como elaborar um mapa 5S?
As ferramentas usadas com frequência devem ser armazenadas próximas ao local em que são usadas. Equipamentos sobressalentes, suprimentos e outras ferramentas usadas com menos frequência podem ser mantidos em um local central, onde várias equipes podem compartilhá-los.
Já os itens normalmente usados como complementos, como as brocas, por exemplo, devem ser armazenados próximos uns dos outros. Toda essa arrumação fará sentido por si só, mas pode ser difícil controlar tudo no início. Por isso, é útil criar um mapa para auxiliar a equipe.
Um mapa 5S, nada mais é que um diagrama que apresenta uma visão geral do ambiente de trabalho. Esse recurso é ótimo, pois oferece uma referência visual para mostrar onde estão as ferramentas, suprimentos e seus acessos. Um bom mapa também pode incluir uma descrição do trabalho que acontece na área em questão.
Como organizar o espaço?
Após o armazenamento, cada espaço deve ser etiquetado de maneira visível para ajudar os trabalhadores a identificar rapidamente o que tem em cada armário, gaveta, estante e divisória. Dessa forma, os funcionários podem saber em poucos segundos se o que precisam está no lugar ou não, sem perder tempo vasculhando todos os cantos.
A organização também pode se estender para o chão. As áreas de trabalho e espaços de movimentação, bem como locais de armazenamento de suprimentos e produtos finalizados podem ser determinados por meio de fitas de demarcação no piso.
Seiso: limpeza
A terceira etapa do 5S é a limpeza. Enquanto as primeiras etapas são mais focadas em organizar os espaços, chegou a hora de limpar a sujeira que inevitavelmente se acumula após toda a arrumação. E, claro, fazer com que essa limpeza dure por bastante tempo.
Como fazer a limpeza de rotina?
A limpeza vai muito além de apenas empurrar uma vassoura de vez em quando. Envolve a higienização regular de todas as partes do ambiente. Normalmente, deve acontecer uma limpeza diária e uma mais completa a cada semana.
Vale destacar que a etapa de limpeza não se destina à equipe de manutenção. Cada trabalhador deve limpar sua própria área e os equipamentos que utiliza. Essa abordagem tem vários benefícios, como:
- trabalhadores que estão familiarizados com o ambiente poderão notar de forma breve quaisquer problemas que apareçam;
- perigos ou situações difíceis no espaço serão melhores administrados;
- itens que estiverem fora do lugar ou faltando serão facilmente reconhecidos;
- trabalhadores tendem a manter seus próprios espaços mais limpos durante as operações.
Além disso, todos devem prestar atenção à limpeza geral da empresa, estar dispostos a recolher o lixo e assim por diante. Porém, para que o 5S forneça os melhores resultados, cada trabalhador deve assumir responsabilidade pessoal por seu próprio espaço.
Como fazer a limpeza preventiva?
Manter o ambiente de trabalho limpo tem muitas vantagens. Isso porque fica mais fácil detectar vazamentos, rachaduras ou desalinhamentos. Se a pessoa que mantém seu espaço limpo é a mesma que trabalha no local regularmente, reconhecerá qualquer um desses problemas.
Deixar esses problemas despercebidos e sem solução pode resultar em falha do equipamento, riscos à segurança e perda da produtividade. Com a limpeza e inspeções constantes, sua empresa ajuda a estender a vida útil de todos os equipamentos e colabora para a redução do tempo de inatividade de emergência.
Seiketsu: padronização
As três primeiras etapas abrangem os princípios básicos da classificação, organização e limpeza. Por conta própria, essas fases proporcionam benefícios de curto prazo. No entanto, a padronização se refere a escrever o que está sendo feito, onde e por quem.
Essa etapa faz com que seja possível incorporar as novas práticas ao procedimento normal de trabalho. Isso abre caminho para mudanças incríveis de longo prazo.
Por que anotar seu planejamento?
Já ouviram falar em “se não está escrito, então nunca aconteceu”? Anotar as decisões que você toma com relação ao programa 5S garante que seu trabalho não enfraqueça. Se você fez um mapa na etapa “Seiton”, ele pode ser o novo padrão para a área. Da mesma forma, o processo que sua empresa usa para marcar itens com etiqueta vermelha pode ser anotado e adicionado aos padrões.
É importante saber que ao escrever suas decisões não significa que não poderá mudar de ideia no futuro e adaptá-las. O objetivo do 5S é tornar seu ambiente de trabalho melhor, não imutável. Você está escrevendo as regras para sua instalação e pode alterá-las para se adequar a novas informações ou novas necessidades do seu negócio.
Quais ferramentas usar para a padronização?
Após tomar decisões sobre como organizar suas práticas, esse plano deve ser comunicado aos funcionários. Essa comunicação é uma parte fundamental da etapa de padronização. Para isso, você pode usar alguns recursos, como:
- Listas de verificação. Listar as etapas individuais de cada processo facilita para os trabalhadores segui-las de maneira completa. Esse material também fornece uma ferramenta de auditoria simples para verificar o progresso posteriormente;
- Gráficos de ciclo de trabalho. Identifique cada tarefa que deve ser executada em uma área e decida uma frequência para cada uma dessas funções. Em seguida, atribua responsabilidade a um determinado trabalhador. O gráfico com os resultados pode ser publicado em um local visível para resolver dúvidas e promover a responsabilidade;
- Etiquetas e placas de estratégia. Essa solução fornece as instruções de operação, etapas de limpeza e procedimentos de manutenção preventiva onde são necessárias.
Shitsuke: disciplina
A ideia dessa etapa é o compromisso com o sistema 5S e com a própria empresa. É essencial seguir as decisões tomadas e retornar constantemente às etapas anteriores em um ciclo contínuo. Afinal, os 5S nunca foram pensados para ser um evento único.
Manter esse ciclo é fundamental, porque os primeiros sucessos no 5S podem abrir caminho para problemas. Se a etapa de classificação for bem, mas não houver boa organização, o resultado final pode ser uma bagunça ainda maior. A solução é aplicar o conceito 5S repetidamente, como uma rotina de trabalho normal. É por isso que a disciplina é muito importante.
Manter esse programa pode significar coisas diferentes em segmentos diferentes, mas existem alguns elementos que são comuns quando se consegue aplicá-lo com sucesso e colaboração de todos os componentes da empresa. Por exemplo:
- Suporte de gerenciamento. Sem o comprometimento dos gerentes, o sistema 5S não perdura. Supervisores e gerentes devem estar envolvidos nos processos de trabalho e na obtenção de feedback dos funcionários. Também é necessário fornecer ferramentas, treinamento e tempo para que os colaboradores façam seu trabalho da maneira correta.
- Visitas ao departamento. Trazer equipes de um departamento para visitar outros ajudará a familiarizar toda a força de trabalho com os processos da sua instalação. Esse tipo de “polinização cruzada” ajuda a espalhar boas ideias e inspira as pessoas a encontrar novas maneiras de melhorar a implementação do 5S.
- Treinamento atualizado. Com o passar do tempo, pode haver mudanças na sua empresa, como novos equipamentos, novos produtos ou novas regras de trabalho. Caso isso aconteça, revise seu sistema 5S para adaptar essas mudanças e forneça treinamento com relação aos novos padrões.
- Auditorias de progresso. Os padrões criados no programa 5S devem fornecer metas específicas e mensuráveis. A verificação dessas metas com uma auditoria periódica pode oferecer informações e orientações importantes. Onde a metodologia está funcionando bem? Onde as equipes estão ficando para trás?
- Avaliações de desempenho. Após a implementação bem-sucedida do método 5S, acrescente o desempenho na avaliação de cada funcionário. Quando as equipes e cada colaborador tiverem um bom desempenho, comemore e publique os resultados gerais para que cada time possa verificar seus desempenhos com relação a toda a empresa.
Embora seja a última etapa da sequência, o Disciplina não é o fim do 5S como um todo. Passar novamente pelas etapas anteriores pode expor problemas que antes estavam ocultos. Por isso, manter o sistema 5S sempre ativo pode resolver qualquer inconveniente e ajudar a descobrir novas maneiras de melhorar.
Quer manter sua empresa sempre no topo do seu potencial? Mantenha um bom programa 5S e veja o seu negócio evoluir de forma incrível e com a colaboração de todos os colaboradores. Aproveite a visita e compartilhe este post nas suas redes sociais e mostre para todos os seus colegas quão importante é o sistema 5S na prática!